HR trendy 2023
Rozvoj světa technologií má výrazný dopad do jednotlivých oborů a segmentů včetně HR, na které se v tomto článku zaměříme. Personalisté si uvědomují a na vlastní kůži prožívají, že to, co platilo v personalistice před 10, 15 lety, je v současnosti u mnohých personálních agend pasé.
Technologie zásadním způsobem mění, JAK se budou jednotlivé HR oblasti zpracovávat. Digitalizace, automatizace a robotizace umožní personalistům zbavit se podstatné části rutinní administrativy a papírování s ním spojeného. A tím budou mít víc času a kapacity posunout svoji profesi na novou sofistikovanější úroveň expertízy. Již v současné době je potřeba, aby personalista měl řadu dovedností, které budou mít přesah do dalších oborů.
Navíc se mění na pracovní trh. Nastupuje nová generace Z. Tito lidé mají jiné myšlení, chování, návyky a přístupy k technologiím, a to bude mít v budoucnu dopad jak do způsobů a strategií recruitmentu, tak do samotného fungování firem a pracovníků uvnitř firem, tak ve finále i do způsobu řízení.
Digitalizace personálních dokumentů aneb HR bez papíru s moderními prvky biometrie a workflow
Od loňského roku jsem telefonicky hovořila se stovkami korporátních HR managerů. Situace na trhu v oblasti zpracování personálních dokumentů a personální administrativy je tato:
- drtivá většina firem fyzicky tiskne personální dokumenty ze svého personálně-mzdového systému
- zaměstnanci je ručně podepisují
- dokumenty se po cestě mnohdy zatoulávají, ztrácejí
- personalisté podepsané dokumenty ručně scanují do systému
- firmy platí velké peníze a fyzické archivy dokumentů.
Při nástupu zaměstnance firma v průměru zpracovává 8 -15 dokumentů na jednoho člověka. Pokud firma měsíčně řeší nástupy, výstupy, změny několika desítek zaměstnanců měsíčně, znamená to pro personalisty zpracovat několik set a mnohdy tisíc dokumentů, což je administrativně, časově i finančně pro firmu dost náročné. Navíc, v dnešní době už si firmy nemůžou dovolit, aby samotní personalisté trávili u scannerů a zbytečným papírováním s běžnou administrativou tolik času, je to pro firmy neefektivní, navíc mrhání lidským potenciálem samotných personalistů. Personalisté budou potřebovat v dlouhodobé budoucnosti investovat svůj čas do mnohem produktivnějších činností, které jim přinesou kýžený efekt. A to si již dnes řada firem a HR managerů začíná uvědomovat a rozhlíží se po řešení.
Tuto změnu a posun na úrovni potřeb vnímá zpětnovazebně i samotný IT sektor, a proto byl vytvořen nový SW nástroj HR bez papíru, který celou agendu personálních dokumentů posouvá z papírové formy do digitální podoby. Využívá při tom moderních technologických prvků jako je biometrický podpis, elektronický podpis a workflow. Díky pár kliknutím myši se převede dokument z personálně mzdového systému přímo do PDF, který personalista pak pošle hromadnou korespondencí na kompetentní osoby. Tento systém umožňuje automatické generování a rozesílání dokumentů pro tisíce lidí hromadně. Zaměstnanec a zaměstnavatel pak všechny dokumenty podepisuje elektronicky prostřednictvím tabletu nebo biometricky pomocí singpadů a následně se jednoduše kliknutím myši odešle přímo do podpisového workflow personalistům a nadřízeným. Ti po prohlédnutí a kontrole dokumentů mohou podepsat všechny dokumenty na jedno kliknutí, a tím se výrazně zrychluje podepsání dokumentů. Workflow umožňuje jednoduchý přehled dle priorit, rychlé a jednoduché odsouhlasení. Personalistům toto řešení výrazným způsobem ulehčí a zjednoduší práci, firmě uspoří náklady, zkrátí se čas na distribuci a logistiku, celkově zjednoduší a zautomatizuje personální agendu. Navíc personalisté získají jednoduchý přehled v on-line podobě. Toto řešení počítá i s variantou pro dělnické profese, kde není potřeba PC gramotnost. Pro zavedení paperless systému do firmy není potřeba měnit celkově SW. Toto řešení se jednoduše zintegruje s vaším stávajícím systémem.
Toto řešení zaznamenává značnou poptávku ze strany velkých retailových, výrobních, logistických firem či u služeb, kde řeší např. velké množství těchto dokumentů, mají rozsáhlou síť poboček či závodů. Řešení je možné nasadit nejen v HR oblasti, ale i všeobecně v byznysu na úrovni elektronicky podepisovaných smluv a finančních dokumentů. Detailní informace o HR bez papíru, paperless najdete zde.
Automatizace HR procesů
Další velkým trendem v oblasti HR je automatizace procesů. Lidé i firmy si uvědomují, že digitalizace a automatizace procesů je již rozjetý vlak, který se nedá zastavit. Na trhu je mnoho firem, které mají personálně-mzdovou agendu řešenou separé od celopodnikového řešení, a to z důvodu úspory nákladů. Zaznamenávám z trhu od HR managerů různou formu zpracování této agendy – a to od „šití na koleně“ a absolutního chaosu a nesystematičnosti, přes zpracování v excelu, po ucelenější a komplexnější systémy po robusní řešení. Jsou firmy, které mají jednotlivé okruhy HR agend (např. cestovní příkazy, dovolenky a nemoci, nábory zaměstnanců, školení a směrnice, výkazy práce, hromadné zasílání výplatních pásek) nepokryty, anebo řešení, které mají je pro ně nevyhovující.
Díky velkému technologickému pokroku existují dneska na trhu řešení, která umožňují HR procesy personalistům automatizovat. Předpřipravené šablony, formuláře a data, na které je možné jednoduše nastavit proces a nasadit workflow pomocí drag´n´drop bez nutnosti programátora. Workflow tak může i sám personalista postavit z hotových kostiček úkol, doporučení, schválení, nebo z kostiček upravených na míru pro danou firmu. Hotová workflow stačí na jedno kliknutí vypublikovat. A uživatelé s nimi mohou začít ihned pracovat. Personalisté tak mohou mít jednoduchý nástroj, který jim umožní rychle, flexibilně vytvořit a nastavit jednoduché procesy pro HR agendy bez nutnosti vývoje, programátorské kapacity či drahých SW licencí. V této oblasti tak firma může výrazným způsobem snížit své náklady. Navíc personalisté budou mít přístup k jednotlivým datům z PC, telefonů a tabletů, což jim zajistí přehled kdykoliv a odkudkoliv a archivace na cloudu dlouhodobou historii. Automatizace HR procesů v obecné rovině personalistům výrazně ulehčí práci a firmě sníží náklady. Detailní info o automatizaci HR procesů – zde.
Umělá inteligence – robotizace v recruitmentu, chatboti
Robotizace se postupně bude dotýkat napříč všemi obory a bude mít dopad do mnohých profesí. Nyní se tématem robotizace hodně zabývá například bankovní sektor a automotive. Když se na robotizaci podíváme všeobecně, získávám od lidí v zásadě dvojí zpětnou vazbu. Jedni ji vítají a vidí v ní nové příležitosti a usnadnění práce. Druzí se jí velmi obávají z důvodů ztráty práce. Je jistý předpoklad, že robotizace dočasně krátkodobě zvýší nezaměstnanost, v dlouhodobém horizontu však přinese řadu výhod jak pro lidi, tak pro firmy. Hlavním úkolem robotů je totiž dělat práci, které lze lehce automatizovat, je jednotvárná, monotónní. Když jí vykonává člověk, nemá až takovou přidanou hodnotu. A proto je potřeba ji nahradit roboty, aby se lidé mohli více soustředit na činnosti, které roboti prozatím absolutně nahradit nemohou. Jedná se zejména o oblasti soft skills – kreativity, inovací, emoční inteligence, empatie, kritického myšlení a selského rozumu. Tyto dovednosti budou recruitery velmi poptávané. Samozřejmě velký význam budou hrát i tvrdé (hard) skills.
Rychlost komunikace se zrychluje, a to se promítá i do recruitmentu. Uchazeči očekávají rychlou reakci a zpětnou vazbu, a tady dnes hodně pomáhají chatboti. Ti mohou odpovídat na otázky týkající se náboru zaměstnanců nebo společnosti a můžou pomoc i v oblasti employer brandingu. Automatizované odpovědi můžou výrazně ulehčit a zefektivnit činnosti, které by jinak personalistům zabíraly desítky minut každý den. Chatboti dnes například fungují na platformě Facebook Messanger a Whatsapp. Například ve firmě STRV mají chatbota, díky kterému se mohou kandidáti ptát na cokoliv ohledně firmy a zaměstnání. Neustále se zlepšuje a umí odpovědět přes 500 různých otázek. Chatboti mohou personalistům i firmě pomoci a efektivita jejich práce může vzrůst.
Social media, social selling
Sociální sítě jako LinkedIn, Facebook, Youtube, Instagram, SnapChat a další hrají čím dál větší roli na poli byznysu. Prodej služeb i produktů skrz sociální sítě bude rostoucím trendem i v dlouhodobé budoucnosti. Zapojení těchto médií je již nyní nevyhnutelnou nutností pro samotné personalisty v oblastech sourcingu, recruitmentu, employer brandingu, personal brandingu i micro-influencingu.
Nenávratně pryč jsou doby, kdy personalisté zadali pozici na jobsy a čekali na desítky a stovky odpovědí od kandidátů, ze kterých si mohli vybírat. Chování kandidátů se výrazně mění, přesouvá se směrem k sociálním sítím, networkingu. Krásným důkazem je růst sítě uživatelů LinkedInu skvělým tempem – nyní má globálně více než 610 000 000 členů. LinkedIn v ČR má 1,2 až 1,5 milionu profilů. Bez LinkedInu a doplňkových pluginů se již talent sourceři neobejdou. Mnoho firem a uživatelů si stále neuvědomuje sílů této sítě a možnosti využití plného potenciálu LinkedInu, příležitosti zapojování ambasadorů do procesu recruitmentu, salesu či employer brandingu v porovnání s tradičními tištěnými médii. O tomto tématu budu hovořit v článku a podcastu LinkedIn Akademie, jehož autorizace na trh je plánována v polovině března. Úlohou personalistů bude tudíž vytěžovat nástroje LI na maximum pro jednotlivé oblasti. Personalisté mohou rozšiřovat svoje znalosti a získávat praktické zkušenosti s LinkedInem jak pro svoji práci, tak pro jednotlivé pracovníky ve firmě např. prostřednictvím LinkedIn Akademie. Do budoucna bude možné připojit se do LinkedIn komunity, která se chystá vytvořit v rámci LinkedIn Akademie.
Vhodným doplňkovým sociálním médiem pro personalisty je Facebook. Facebook má 5,1 milionu uživatelů, který se přihlásí minimálně 1x měsíčně. A 4,2 milionu uživatelů, který se přihlásí denně. I když je kvalita dat na Facebooku jiná, vynechat Facebook pro sourcing není vhodné. LinkedIn a doplňkově Facebook by měli být základ pro všechny bez ohledu na obor.
Employer branding
Employer branding je pověst firmy na trhu práce. Vyjadřuje, jaké to je pracovat v dané společnosti. Skvělá značka zaměstnavatele se stává magnetem pro nové zaměstnance. Zároveň úspěšné budování značky zaměstnavatele může způsobit také to, že zaměstnanci jsou hrdí na místo, kde pracují. Budování značky zaměstnavatele již používá mnoho firem, employer branding bude tudíž nabývat na síle i v roce 2023. Stále užší schopnost spolupráce personalistů s marketéry dnes vytváří nový obor HR marketingu.
Personalista jako expert s přesahem do dalších oborů – expertní sofistikovaná role personalisty
Výše uvedené technologické nástroje jako je bezpapírové HR, automatizace HR procesů, robotizace a chatboti umožní personalistům „uvolnit ruce“ od rutinní administrativy a investovat tento čas do potřebnějších agend a nových expertních rolí. Personalisté se budou potřebovat zaměřit kromě jiného na tyto oblasti a budou se více profilovat:
- personalista – talent sourcer, huntner
Personalisté budou stále více času věnovat do oblasti talent sourcingu a hiringu. Talent sourcer se dnes stává samostatnou regulérní pozicí. Typickým příkladem je například společnost GoodCall. Díky sourcingu se recruitment proces rozfázovává minimálně na dvě části, tj. talent sourcingu – kdy talent sourcer vyhledává, oslovuje kandidáty a filtruje. Pak přichází na řadu recruiter, který kandidáty pohovoruje a vede až k nástupu.
- personalista obchodník
Právě ve fázi hiringu bude personalista potřebovat obchodní dovednosti dřív než v minulosti. Z personalistů se tak stanou především obchodníci, kteří musí získat uchazeče o zaměstnání na svou stranu. Budou potřebovat umět vysvětlit a přesvědčit kandidáta, proč by měl pracovat právě u nich. Pozice, kterou budou obsazovat, se stane předmětem obchodu (směny, prodeje). Personalista bude potřebovat znát principy obchodování, obchodní trychtýř a cyklus krok za krokem, prodejní techniky a obchodní dovednosti. Rovněž budou potřebovat se odlišit na úrovni firmy a jednotlivce, což souvisí s employer brandingem a osobní značkou. Personalisté budou potřebovat „prodat pozici“ a ukázat svoji jedinečnost.
- personalista marketér
Personalista bude potřebovat mít přesah do oblasti marketingu, anebo úzce s oddělením marketingu spolupracovat. Již dnes se houfně rozmáhá oblast HR marketingu. Personalista bude potřebovat kreativitu pro zajímavý nápad, kterým zaujme cílové kandidáty, vytvořit si zajímavý obsah a grafiku, identifikovat cílového kandidáta a vědět, kde hledat, jaké kanály nasadit a jakou formou komunikovat s cílovým kandidátem.
- personalista micro-influencer s osobní značkou
V současnosti v byznyse již nestačí personalistům jméno a status na vizitce. Dneska je potřeba mít vliv. Personalista bude potřebovat „mít vliv“ v segmentu, ve kterém působí a „být vidět“. Personalista se tak dostane do role, kterou bude sám „ovlivňovat trh“ na mikro úrovni. Micro-influencing znamená, že člověk ovlivňuje konkrétní malou část cílového trhu, a přitom udává trendy trhu na mikro úrovni. Lidé se na tyto personalisty budou obracet sami a budou od nich žádat jejich služby. Personalisté se tak stanou „magnetem“ na nové kolegy, služby a mnohdy i zákazníky. K tomu, aby se situace stala v realitě, bude personalista potřebovat mít vybudovanou silnou osobní značku. Bude vystupovat na veřejnosti na očích v roli experta, ve svém segmentu bude uznávaná autorita (svým know how či osobním příběhem se stane vzorem), který udává trendy a bude mít velký vliv.
- personalista happiness manager podporující zdravou podnikovou kulturu, leadership a mindfullness
Personalisté v řadě větších organizacích budou zastávat i roli happiness managera, který bude vytvářet podporovat tvorbu a udržení „zdravé podnikové kultury“, tzn. takového prostředí, kde vládne vzájemná důvěra, komunikace a princip zpětných vazeb spolupracovníků a jednotlivých týmů, přátelské vztahy, otevřené myšlení fungující na principu „out of the box, think big, think different, open mindset“ umožňující brainstroming, kreativní myšlení, prostor pro inovace, evoluční kvantové skoky, či schopnost řešit konflikty. Personalista se posune do role, kdy on sám bude pomáhat managementu v otázkách leadershipu či komunikace firemní vize a hodnot. Personalista bude participovat na budování vztahů uvnitř firmy, řešení konfliktů mezi lidmi a vytváření přátelského prostředí. A sám bude iniciátorem změn. Personalisté budou vytvářet prostor, aby měli pracovníci příjemné a klidné pracovní prostředí a vhodné podmínky pro svoji práci. Osobně předvídám, že v dlouhodobé budoucnosti přibude personalistům – happiness manažerům i zcela nová role „mindfullness trenéra“, který bude zaměstnance učit, jak pracovat se stresem, jak relaxovat a být v přítomném okamžiku pro dosažení a udržení stavu flow při práci, aby dosahovali svého optimálního výkonu a vytvářeli prevenci před syndromem vyhoření či nemocemi a dlouhodobou neschopností v důsledku stresu.
- personalista jako mentor a kouč odemykání lidského potenciálu
Umět identifikovat talenty, potenciál a předpoklady kandidáta již v procesu recruitmentu je pro personalistu jasná a přirozená věc stejně jako dýchání. Důležitou rolí personalisty dnes a dlouhodobě v budoucnu bude tyto talenty u každého jednotlivce v dlouhodobém horizontu podporovat a rozvíjet je v průběhu zaměstnaneckého poměru či kontraktu. Kromě samotného rozvoje talentů děláním čili „learning by doing“, bude personalista rozvíjet potenciál u lidí formou mentoringu (dává doporučení a radí) či koučinku (klade otázky a zaměstnanec si nachází řešení sám). Od personalisty se bude očekávat, že bude svým seberozvojem sám vést příkladem, a bude zároveň inspirovat ostatní k jejich seberozvoji.
Bohužel ještě stále řada pracovišť staví osobní rozvoj jednotlivců na slabinách, a nikoliv na silných stránkách. To se bude muset v budoucnu výrazně změnit, pokud budou chtít firmy spolupracovat se špičkovými lidmi. V této souvislosti chci zmínit výsledky společnosti Gallup, který dělal celosvětový výzkum u 2 milionů lidí, ze kterého vyplynulo, že v současnosti přibližně 84 % pracovně aktivních lidí si myslí, že nevyužívá svoje talenty a silné stránky v práci každý den, což je naprosto alarmující a obrovské číslo. A právě tady osobně vidím velkou zodpovědnost a jednu z klíčových rolí personalistů v kooperaci se samotnými zaměstnanci tento stav zásadním způsobem změnit a otočit. Tato část totiž velmi úzce souvisí s vrcholkem Maslowovy pyramidy – potřebou seberealizace (peak performance, peak experience). Není žádným překvapením, že s předními českými korporátními trenéry, kteří získávají pravidelně od zaměstnanců mnoha různých korporací zpětnou vazbu, ve které si zaměstnanci stěžují na nedostatek seberealizace a případně na nezájem ze strany manažerů, toto téma společně přetřásáme a jak říká Marian Jelínek, provokujeme. Podle mne je seberealizace velký tématem a obrovskou výzvou pro personalisty i organizace do budoucna, kterou se budou muset zabývat. Pro personalisty a manažery týmů to bude krom jiného znamenat angažovat zaměstnance na různorodých projektech (při různých činnostech) a testovat jejich talenty, a tam, kde to bude nejvíc „klikat“, na tyto činnosti zaměstnance dlouhodobě nasazovat a angažovat. Dál bude potřeba zaměstnance skládat do týmů tak, aby se vzájemně doplňovali ve svých silných a slabých stránkách, aby se komplementárně doplňovali, a mohli vytvářet nejen individuální flow, ale taky týmový flow a potažmo flow celý organizace.
Gamifikace – hry formou „práce hrou“ jako nástroj recruitmentu a osobního rozvoje zaměstnanců
Gamifikace začíná být poměrně dost rozšířená v zahraničí. Využívá herních postupů v neherních oblastech (např. řízení firmy, HR, obchod, marketing, webové aplikace, mobilní aplikace apod.). V současné době míří do české republiky ze zahraničí nový trend ve formě deskových her, které navazují na tradiční způsob učení Komenského – „Schola ludus – škola hrou“, pro pracovní prostředí „práce hrou“. Tento princip poukazuje na to, že když lidem řekneme, co mají dělat, zapomenou to (protože zapojují do procesu učení pouze jeden smysl). Když lidem řekneme a ukážeme, co mají dělat, možná si práci zapamatují (při procesu učení zapojují 2 smysly). A když je do práce zapojíme, stane se z ní dovednost (pochopí jí, protože k jejímu zvládnutí využívají hned několika smyslů najednou včetně prožitku). Lidskou přirozeností z dětství je princip her. Hra umožňuje lidem podívat se na svět z různých úhlů pohledu, během které lidé získávají unikátní zkušenosti spojené s prožitky (nadšení, radost) bez zbytečného strachu ze selhání. Deskové hry umožní lidem napojit se na přítomný okamžik „tady a teď“ a na svůj přirozený zdroj, kterým získají takový prožitek, při kterém se budou rychle učit a nacházet netradiční řešení i tam, kde je to zdánlivě nemožné. Tyto hry lze použít v různých oblastech podnikání – v oblasti vývoje a inovace, obchodu a marketingu. Rovněž mají využití i v personalistice, a to jak v procesu recruitmentu, tak v oblasti osobního rozvoje zaměstnanců na úrovni rozvoje dovedností – jako jsou kreativita, komunikační a obchodní dovednosti, inovace, návrhy řešení, řešení konfliktních situací, řízení změn aj. Do těchto her se budou moct personalisté zapojit v roli firemních trenérů. O tom, jakým způsobem zapojit deskové hry do HR procesu a rozvoje lidského potenciálu si můžete přečíst zde.
